Catering planen klingt nach Excel-Liste und Bauchschmerzen. Muss es nicht sein. Wir machen Eis-, Waffel- und Fried-Ice-Cream-Catering in Berlin – von der Firmenfeier bis zur Hochzeit – und haben uns angeschaut, was Gastgeberinnen und Gastgeber vor der Buchung wissen wollen, was sie begeistert und was schiefgehen kann. Hier ist alles, worauf du beim Beauftragen achten solltest.

Lange Schlange am Katchi Ice Cream Bike beim Firmenevent – genau die richtige Frage beim Catering planen: Wie viele Gäste pro Stunde?
Catering planen: Frag immer nach dem Durchsatz pro Stunde – die häufigste Sorge ist die Schlange.

Catering planen: Worauf du achten solltest

Diese Punkte fragen sich viele Gastgeber vor der Buchung. Lass sie dir beantworten – am besten schriftlich.

Catering-Checkliste als PDF – alle Punkte zum Ausdrucken und Abhaken, von Gästezahl und veganen Portionen bis zu Strom, Kosten und Storno.

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  • Gesamtpreis: nicht nur „pro Person“, sondern alles: Team, Auf- und Abbau, Anfahrt, Logistik, MwSt. Pro-Kopf-Preise ohne diese Posten sind der Klassiker für böse Überraschungen.
  • Wer kommt?: Wer steht am Tag selbst da und wie viele Leute? Nicht nur mit dem Chef sprechen, sondern wissen, wer vor Ort verantwortlich ist.
  • Durchsatz: Wie viele Gäste schafft das Team pro Stunde? Ab wie vielen Gästen braucht es eine zweite Station?
  • Menge: Wie viel ist pro Gast eingeplant – und was passiert, wenn mehr Gäste kommen?
  • Platz & Strom: Maße, Zufahrt, Untergrund, Stromanschluss – und ein Plan B für Regen oder Hitze.
  • Vegetarisch, vegan, Allergene: Wie viele Gäste essen vegetarisch, vegan, glutenfrei oder haben Allergien? Kann jemand spontan wechseln, etwa von Fleisch auf vegetarisch – und gibt es dafür einen Puffer? Gibt es eine Kennzeichnung vor Ort, und wie wird Kreuzkontamination vermieden?
  • Anzahlung & Storno: in beide Richtungen: Was gilt, wenn du absagst – und was, wenn der Anbieter absagt?
  • Referenzen: echte Fotos von Events, Kundenstimmen, idealerweise ein Probieren vorab.

Was kostet Catering pro Person?

Die ehrliche Antwort: Es kommt auf Format, Gästezahl und Dauer an. Wichtig ist, nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Rechne bei jedem Angebot den Gesamtpreis durch die Gästezahl – inklusive Aufbau, Anfahrt und MwSt. Erst dann siehst du, was eine Portion wirklich kostet.

Bei Katchi: Unsere Pakete starten bei 850 € inkl. MwSt. – Team, Auf- und Abbau und Anfahrt in Berlin sind immer drin. Bei Bubble Waffles sind das 850 € für 100 Portionen, also 8,50 € pro Portion. Deinen Richtwert berechnest du im Catering-Rechner.

Das läuft gut: Was Gäste und Gastgeber begeistert

  • Eis als Highlight: Viele Gäste nennen Eis den Hit des Abends. Manche sagen sogar, das Eis sei das Beste an der ganzen Hochzeit gewesen.
  • Später am Abend: Eis oder Waffeln als Late-Night-Dessert kommen besonders gut an.
  • Hingucker: Ein schöner Wagen oder Stand wird zum Fotomotiv.
  • Kein Stress für den Gastgeber: Viele Gastgeber schätzen Komplettpakete, bei denen sie nur buchen und sich um nichts mehr kümmern müssen.
  • Team portioniert, Toppings gehen schnell: So läuft es auch bei vielen Gästen ohne Chaos.
  • Pünktlich und freundlich: Das loben Bewertungen am häufigsten – und es ist das Erste, was fehlt, wenn es schiefgeht.

Typische Probleme beim Catering planen – und wie du sie vermeidest

Lange Schlangen

Ein Food-Truck für rund 100 Gäste, eine Stunde Wartezeit – das berichten manche Brautpaare. Andere erzählen, dass es schon bei 40 Gästen über eine Stunde dauerte, bis alle bedient waren; die Ersten wurden ungeduldig und gingen.

So vermeidest du es: Frag nach dem Durchsatz pro Stunde und plane bei vielen Gästen eine zweite Station oder einen längeren Zeitraum ein.

Das Essen geht aus

Manche berichten, dass die Ware alle war, bevor alle Gäste etwas bekommen hatten.

So vermeidest du es: Menge pro Gast vorher festlegen und fragen, was passiert, wenn mehr Gäste kommen.

Versteckte Kosten

Der Pro-Kopf-Preis passt, am Ende kommen Aufbau, Anfahrt oder Steuer dazu.

So vermeidest du es: Immer ein Komplettangebot mit allen Posten schriftlich geben lassen.

Absage des Anbieters

Manche Paare erzählen von Caterern, die kurz vorher absagten – und die Anzahlung behielten.

So vermeidest du es: Im Vertrag regeln, was bei einer Absage durch den Anbieter passiert, und auf Zuverlässigkeit achten.

Selbstbedienung wird zum Chaos

Manche berichten, dass eine Eisbar zum Selbstbedienen schon nach etwa 15 Minuten im Chaos endete – oder das Eis sofort unter dem Sirup schmolz.

So vermeidest du es: Bei vielen Gästen das Team portionieren lassen. Selbstbedienung eignet sich eher für kleine Runden.

Allergien

Kreuzkontamination über Portionierer und fehlende schriftliche Bestätigung sind die häufigsten Sorgen bei Allergien.

So vermeidest du es: Allergene vorab schriftlich bestätigen lassen und auf eine Kennzeichnung direkt am Stand achten.

Speziell Eis- und Dessert-Catering

Katchi-Mitarbeiterin portioniert Eis am Ice Cream Bike beim Firmenevent
Portionieren durch das Team: schneller und sauberer als Selbstbedienung
  • Durchsatz: Anbieter nennen etwa 60 Portionen pro Stunde je Eiswanne bzw. Ausgabestelle (Anbieterangabe). Als Faustregel in Ratgebern: eine Station für etwa 60–80 Gäste. Was bremst, ist meist nicht das Portionieren, sondern die Sortenwahl.
  • Kugeln pro Gast: legt der Gastgeber fest – je nach Uhrzeit und ob es noch ein anderes Dessert gibt. Wichtig: dem Team vorher sagen, wie viel es pro Person gibt.
  • Becher oder Waffel: Becher sind schneller und sauberer, Waffeln das schönere Erlebnis. Weniger Sorten und nur Becher sparen Kosten.
  • Team statt Selbstbedienung: Aus Hygienegründen verlangen viele Caterer bei Eis ohnehin Personal.
  • Für die Hochzeit: Ein Eiswagen auf der Hochzeit funktioniert als Dessert oder Late-Night-Snack – mit genug Durchsatz für alle Gäste.

Catering planen mit Katchi: so machen wir das

  • Bis zu 200 Gäste pro Stunde: Portionieren geht bei uns schnell. Damit die Sortenwahl nicht bremst, bringen wir eine Sortentafel mit Name, Foto und Allergenen mit – deine Gäste entscheiden schon in der Schlange.
  • Team portioniert: Am Ice Cream Bike portioniert immer unser Team.
  • Immer Komplettpaket: Team, Auf- und Abbau und Anfahrt in Berlin sind drin. Pakete ab 850 € inkl. MwSt.
  • Genug Eis dabei: Kommen mehr Gäste als gebucht, berechnen wir zusätzliche Portionen einfach nach. Wie viele Kugeln es pro Gast gibt, entscheidest du – wir beraten dich.
  • Platz & Strom: Unser Bike ist 268 cm lang und 88 cm breit, die Theke 97 cm hoch. Es läuft autark; einen 230-V-Anschluss nutzen wir, wenn er da ist.
  • Buchung: Preis im Rechner berechnen oder Rückruf anfordern – letzte Fragen klären – du buchst – wir schicken die Auftragsbestätigung mit dem Zahlungsbetrag.
  • Zahlung: Unter 5.000 € vorab laut Auftragsbestätigung. Ab 5.000 € 50 % Anzahlung, die anderen 50 % als Rechnung nach dem Event.
  • Storno: Bis 4 Wochen vor dem Event kostenlos, danach behalten wir 30 % des Auftragswerts ein.
  • Wir sagen nicht ab: Fällt jemand aus, springt jemand aus dem Team ein. Und geht unterwegs etwas schief, etwa ein Schaden am Bike oder an der Ware, besorgen wir Ersatz.
Maßzeichnung des Katchi Ice Cream Bike: 268 cm lang, 88 cm breit, Theke 97 cm hoch

Mehr zu unseren Formaten: Eis-Catering, Waffel-Catering und Fried-Ice-Cream-Catering – oder alles auf einen Blick auf unserer Catering-Seite. Du planst Waffeln? Lies auch Waffelstand mieten: Kosten, Tipps & Checkliste.

Deine Catering-Checkliste zum Abhaken

  • ☐ Gästezahl, Datum, Uhrzeit und Ort stehen fest
  • ☐ Komplettangebot mit allen Posten inkl. Team, Aufbau, Anfahrt und MwSt.
  • ☐ Ansprechpartner für den Event-Tag bekannt
  • ☐ Durchsatz pro Stunde geklärt – reicht er für alle Gäste?
  • ☐ Menge pro Gast festgelegt und abgesprochen, was bei mehr Gästen passiert
  • ☐ Platz, Zufahrt und Strom geprüft, Plan B fürs Wetter
  • ☐ Anzahl vegetarisch, vegan und Allergien gemeldet – Puffer für spontane Wechsel geklärt
  • ☐ Allergene und vegane Optionen schriftlich bestätigt
  • ☐ Anzahlung, Restzahlung und Storno in beide Richtungen geregelt
  • ☐ Fotos von echten Events oder Referenzen gesehen
  • ☐ Alles schriftlich in der Auftragsbestätigung

Catering-Checkliste als PDF – die ausführliche Version zum Catering planen, mit Feldern für Gästezahl, vegetarische, vegane und allergenfreie Portionen, Location und Ablauf.

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Bei Katchi: Du willst direkt wissen, was dein Catering kostet? Preis in 2 Minuten berechnen oder auf der Catering-Seite einen Rückruf anfordern.

Häufige Fragen

Wie plane ich ein Catering richtig?

Starte mit Gästezahl, Datum, Ort und Uhrzeit. Hol dir dann ein Komplettangebot inklusive Team, Auf- und Abbau, Anfahrt und MwSt. und kläre vorab Durchsatz pro Stunde, Portionen pro Gast, Platz, Strom, Plan B fürs Wetter, Allergene sowie Anzahlung und Storno – schriftlich.

Was kostet Catering pro Person?

Das hängt von Format, Gästezahl und Dauer ab. Rechne immer den Gesamtpreis durch die Gästezahl, inklusive Aufbau, Anfahrt und MwSt. Ein Beispiel von uns: Bubble Waffles gibt es ab 850 € inkl. MwSt. für 100 Portionen – also 8,50 € pro Portion, alles inklusive.

Welche Fragen sollte ich dem Caterer stellen?

Was ist im Preis enthalten und was kostet extra? Wer steht am Tag selbst da? Wie viele Gäste schafft ihr pro Stunde? Wie viel pro Gast ist eingeplant? Was braucht ihr an Platz und Strom? Wie werden Allergene gekennzeichnet? Was gilt bei Absage – auch von eurer Seite?

Wie viele Gäste schafft ein Eiswagen pro Stunde?

Das ist sehr unterschiedlich. Anbieter nennen etwa 60 Portionen pro Stunde je Eiswanne bzw. Ausgabestelle. Wir schaffen am Ice Cream Bike bis zu 200 Gäste pro Stunde, weil eine Sortentafel mit Foto und Allergenen die Wahl schon in der Schlange abkürzt.

Wie viele Kugeln Eis pro Gast plant man ein?

Das entscheidet der Gastgeber – je nach Uhrzeit, Programm und ob es noch ein anderes Dessert gibt. Wichtig ist, die Menge vorher festzulegen und dem Team zu sagen. Ein guter Caterer berät dich dazu.

Ist ein Eiswagen auf der Hochzeit eine gute Idee?

Eis gehört zu den Dingen, an die sich Hochzeitsgäste am liebsten erinnern – als Dessert oder später am Abend. Damit es keinen Stau gibt, gilt beim Catering planen: ausreichend Durchsatz einplanen und das Team portionieren lassen statt Selbstbedienung.

Was passiert, wenn der Caterer absagt?

Genau das solltest du vorab klären und schriftlich festhalten. Die Absage durch den Anbieter ist für viele Gastgeber eine der größten Sorgen. Bei uns gilt: Wir sagen nicht ab – fällt jemand aus, springt jemand aus dem Team ein, und bei Schäden unterwegs besorgen wir Ersatz.

Gibt es eine Catering-Checkliste zum Ausdrucken?

Ja. Unsere Catering-Checkliste gibt es kostenlos als PDF zum Download – mit allen Punkten von Gästezahl und vegetarischen, veganen oder allergenfreien Portionen über Platz und Strom bis zu Kosten, Anzahlung und Storno. Sie passt für jedes Event-Catering.

Quellen